Planejar uma viagem corporativa para o colaborador de uma empresa requer cuidados e atenção a uma série de detalhes. Por onde começar? Como escolher a companhia aérea mais adequada? Quais são os cuidados na hora de organizar o deslocamento? Confira abaixo algumas etapas para que a viagem seja produtiva e ocorra da melhor maneira possível.
A primeira questão para se preocupar é a criação de uma política de viagens. Nela estão todas as informações e regras que devem ser seguidas em todos os casos. “Em geral, este documento deve conter quem pode viajar, as classes de voos, classificação de hotéis e limite de valor por noite, antecedência de solicitação das viagens, valores para refeições e outras despesas extras, transportes terrestres, seguro viagem e meio de pagamento disponibilizados pela empresa”, conta a gestora de Viagens da Atento, Paula Fernandes.
Com a política elaborada, a segunda etapa é a pesquisa, visando a viabilidade e necessidade do deslocamento. Qual a importância dele para os resultados esperados pela empresa? O objetivo da viagem compensará o investimento realizado? Se as respostas para essas perguntas forem positivas, deve se começar a pesquisar os preços, fornecedores, melhores condições e estratégias para economizar, sem deixar de lado uma experiência positiva para o funcionário.
É a partir daí, então, que começa o planejamento prático. O primeiro passo é a verificação dos horários do aéreo e a disponibilidade dos hotéis. Encontrando as opções, efetuar a emissão das passagens e logo em seguida da hospedagem e transporte terrestre, quando aplicável. “A antecedência, as categorias e os limites estabelecidos na política de viagens devem ser sempre respeitados”, ressalta Paula.
A gestora de Viagens indica também que a melhor maneira de efetuar a gestão do deslocamento, depois da emissão dos serviços, é incluindo as informações em um aplicativo, como o Tripcase ou Tripsource. Neles estarão as possíveis alterações de voos, lugares de interesse, entre outras informações. A próxima etapa é providenciar fundos para as despesas no local. Deve ser estabelecido se eles serão disponibilizados via adiantamento, cartão de crédito ou reembolso.
Além das etapas pré-viagem, é importante se atentar ao dia do embarque. “De posse de todos os documentos, informações de ticket e vouchers de serviços terrestres, é necessário chegar ao aeroporto com a devida antecedência – três horas para voos internacionais e duas para nacionais. Assim, os procedimentos requeridos para check in e de segurança serão feitos tranquilamente. “
Com o deslocamento a negócios planejado, há uma série de dicas para que ele ocorra sem imprevistos desagradáveis. Veja abaixo quais são as principais levantadas pela gestora da Atento:
- Não esquecer de contratar o seguro ou assistência de viagem. Para internacionais o seguro é mandatório, pois em caso de qualquer emergência, o viajante estará coberto e, sem ele, os gastos são altíssimos;
- Não emita a passagem aérea sem antes consultar a disponibilidade do hotel;
- Avalie sempre os horários dos voos e os de check in e check out dos hotéis. Se necessário, inclua uma noite a mais para atender à necessidade;
- Busque hotéis próximos ao ponto de interesse, a fim de evitar maiores gastos com transporte;
- Se não conhecer o destino, peça indicação de um contato local para evitar transtornos com a localização do hotel;
- Sempre que a empresa permitir, não leve dinheiro em espécie – utilize um cartão de crédito ou pré-pago;
- Certifique-se de ter as vacinas e vistos necessários para a viagem. Sem isso, o viajante certamente será impedido de viajar;
- Validade de documentos: a carteira de identidade dever ter menos de dez anos de emissão e o passaporte deve estar válido por pelo menos seis meses a contar da data de início da viagem.